Få mer ut av møterommet

Få mer ut av møterommet

Et møterom kan gjøre mer enn å vise en presentasjon på skjermen. Med riktig oppsett kan rommet gi bedre oversikt, enklere booking og bedre oppfølging etter møtet. For små og mellomstore bedrifter kan dette spare tid i hverdagen.

Bookingskjerm gir bedre oversikt

Bedrifter med flere møter gjennom dagen kan ha nytte av en bookingskjerm utenfor møterommet.

Da ser ansatte raskt om rommet er ledig eller opptatt. De kan booke et spontanmøte uten å lete rundt i kalenderen. Det er en liten detalj, men den gjør hverdagen ryddigere.

Den gir også et bedre inntrykk for besøkende. Et møterom med tydelig booking, god lyd og enkel tilkobling oppleves mer gjennomført.

Bedre oppfølging etter møtet

Mye viktig informasjon blir sagt i møter. Beslutninger. Oppgaver. Avklaringer. Ideer som noen burde følge opp.

Med riktig mikrofonoppsett og gode rutiner kan møter tas opp, transkriberes og oppsummeres der det er ønskelig og riktig. Da kan innhold fra møtet brukes videre til referat, oppgaver, opplæring eller beslutningsgrunnlag.

Dette må gjøres ordentlig. Deltakerne skal vite om opptak eller transkribering brukes. Løsningen må også passe bedriftens behov for personvern, sikkerhet og intern praksis.

Et verktøy vi trekker frem til dette er Notably. Det er en AI-møteassistent som kobler seg til Teams, Meet etc, tar opp samtalen og skriver referat automatisk. Du kan også gjøre opptak direkte i fyisike møter. Referatet kan tilpasses og deles internt. Notably fungerer på norsk og er laget for bedrifter som vil ha orden på hva som blir besluttet i møter.

Vil du vite mer om hvordan Notably kan hjelpe bedriften med automatiske møtereferater?

Fleksible rom trenger fleksible løsninger

Mange små og mellomstore bedrifter har rom med flere funksjoner. Lunsj. Møter. Presentasjoner. Kundesamtaler. Interne avklaringer.

Da bør utstyret være enkelt å bruke og ikke stå i veien for resten av rommet.

Trådløs skjermdeling kan være nyttig i slike rom. Ryddig kabling gjør rommet penere og reduserer feil. En god videobar kan dekke både bilde, lyd og mikrofon i mindre møterom.

Større møterom, forelesningsrom og saler krever mer planlegging. Da kan behovet omfatte større skjerm eller projektor, flere lydsoner, høyttalere, akustikk og mer tilpasning til rommet.

Passer godt for små og mellomstore bedrifter

Møteromsløsninger kan tilpasses bruksområde og bransje.

Det kan være bilforhandlere, verksteder, rådgivningsmiljøer, advokatfirmaer, økonomimiljøer eller andre bedrifter som har kundemøter, interne møter og leverandørdialog.

Felles for mange av dem er behovet for et rom som er lett å bruke. Ansatte skal slippe å være teknisk support i egne møter. Gjester skal kunne koble seg til uten opplæring. Eksterne deltakere skal høre hva som blir sagt.

Før dere velger løsning

Se på møterommet og still tre spørsmål:

• Hva brukes rommet mest til?
• Hvor ofte har dere eksterne deltakere med på video?
• Trenger dere booking, opptak eller transkribering?

Svarene gir et godt utgangspunkt.